特定技能で外国人材を受け入れたいと考えていても、申請書類や手続きが大変そうで、一歩踏み出せずにいませんか？
そこで当記事では特定技能の申請書類と手続きを、できるだけやさしく解説します。ぜひ最後までチェックしてください。
特定技能の申請書類は3つのカテゴリーに分けられる
特定技能の申請書類は、大きく次の3つに分けて考えると整理しやすいです。
1つ目は外国人本人が用意する書類。本人の身分や技能・日本語能力、健康状態を証明するものです。
2つ目は受け入れ企業（所属機関）が用意する書類。雇用契約書や支援計画書など、外国人材をどう雇い、どう支えるかを示すものです。
3つ目は分野別（特定産業分野ごと）の書類。介護・外食・建設など、業種ごとに求められる追加書類です。
なお対象となる特定産業分野は拡大が続いているため、自社の業種が該当するかは最新情報で確認してください。
それぞれのカテゴリーの書類については次の章で詳しく解説します。
受け入れ企業が用意する書類
まずは企業側の書類について解説します。
雇用契約書・支援計画書・報酬に関する説明書
企業側の書類には以下のものがあります。
・特定技能雇用契約書
・1号特定技能外国人支援計画書
・報酬に関する説明書
・会社の登記事項証明書・決算書など
特定技能雇用契約書は、労働時間・休日・賃金などの労働条件を定めるもので、内容は日本人と同等以上である必要があります。
1号特定技能外国人支援計画書は、入国前のオリエンテーションや生活オリエンテーション、日本語学習の機会の提供など、外国人材の生活と就労を支える計画をまとめた書類です。
報酬に関する説明書は、同じ業務を担う日本人と比べて報酬が適正であることを示す書類です。
このほか、会社の登記事項証明書や決算文書など、受け入れ企業に支援を続ける体制と経営の安定性があることを証明する書類も求められます。
様式の入手方法と記入で間違えやすいポイント
申請に使う様式は、出入国在留管理庁の公式サイトからダウンロードできます。最新版が随時更新されるため、申請のたびに公式サイトで最新の様式を取得してください。古い様式を使うと、それだけで差し戻しの原因になります。
記入で間違えやすいのは、書類どうしの数字や記載が食い違うケースです。雇用契約書に書いた賃金と報酬に関する説明書の金額がそろっていない、支援計画書の支援内容と実際の体制が一致していない、といったずれは審査で必ず見られます。提出前に、関連する書類を横に並べて、同じ項目が同じ内容になっているかを確認しましょう。
申請者本人に用意してもらう書類と健康診断
企業側が固まったら、次は申請者本人に依頼する書類です。海外にいる本人とやり取りする場合は、早めの着手がカギになります。
在留資格認定証明書交付申請書とは
海外から人材を新たに招く場合の入り口となるのが、在留資格認定証明書交付申請書です。これは、その外国人が日本で特定技能として活動する条件を満たしていることを、入国前にあらかじめ法務大臣に認めてもらうための申請書です。この証明書が交付されると、現地の日本大使館・領事館でのビザ発給がスムーズになります。
申請書には本人の経歴や活動内容を記載し、技能試験や日本語試験の合格証明、パスポートの写しなどを添えます。本人が記入・準備する部分が多いため、何をいつまでに用意してほしいかを企業側から具体的に伝えることが大切です。
本人書類を集めるときに企業がサポートすること
本人書類は、海外との距離や言語の壁があるため、外国人任せにすると準備が滞りがちです。ここで企業が一歩踏み込んでサポートすると、準備は大きく前進します。
たとえば、必要書類のリストを母国語の補足付きで渡す、提出期限を共有する、健康診断をどの医療機関で受ければよいかを伝える、といった支援です。
健康診断書は、本人の健康状態を示す書類として求められることがあります。指定の様式や項目がある場合もあるため、事前にどの形式で必要かを確認してから受診してもらうと、取り直しの手間を防げます。
こうした細やかな段取りは、後で解説する登録支援機関と、海外にある提携の送出機関（現地の人材エージェント）に任せるのがスムーズです。
分野別の書類
主要な分野において、出入国在留管理庁へ提出する代表的な分野別書類は以下の通りです。
なお、ここでまとめて話すと、特定技能外国人を雇用する際は各分野共通で協議会と呼ばれる団体へ加入が必要となり、在留資格申請前に完了していることが必須です。
建設分野（管轄：国土交通省）
建設分野は他分野に比べ、提出書類や事前手続きが複雑な分野の一つです。
・国土交通大臣の「建設特定技能受入計画認定書」を受けたことを証する書面（事前に行政手続きが必要。事前に国土交通省の就労管理システムで申請をしてこの認定書が交付されるまでに数ヶ月掛かる可能性がある)
・建設キャリアアップシステム（CCUS）の事業者登録証・技能者登録証の写し
・特定の職種・基準を満たしていることを示す誓約書
介護分野（管轄：厚生労働省）
以下、協議会に関する書類などが必要となります。
・介護分野特定技能協議会への入会証明書
・事業所が介護保険法等に基づき適正に運営されていることを示す書類
外食業・飲食料品製造業分野（管轄：農林水産省）
食品系、外食系の分野でも、共通して農林水産省が組織する協議会への加入が必須要件となります。
・食品産業特定技能協議会への入会証明書
・営業許可書の写し（外食業の場合）
工業製品製造業分野（管轄：経済産業省）
製造3分野が統合されたこの分野では、経済産業省が設置する協議会への加入が求められます。
・製造業特定技能外国人受け入れ協議会への入会証明書
宿泊分野（管轄：国土交通省・観光庁）
ホテルや旅館などの宿泊分野でも、専用の協議会への加入や、旅館業法に則った運営がされているかの確認書類が必要です。
・宿泊分野特定技能協議会への入会証明書
・旅館業法第3条第1項の許可を受けたことを証する書面の写し
申請にあたっては、必ず出入国在留管理庁や各省庁の「最新の特設サイト」から最新のフォーマットをダウンロードして使用しましょう。
申請の流れと提出先｜神奈川での手続きの進め方
書類の中身が見えたところで、実際の申請手順を確認しましょう。神奈川での進め方を具体的に追っていきます。
神奈川での提出先と申請全体の流れ
神奈川県内の企業が新たに海外から人材を呼び寄せる場合、窓口となるのは東京出入国在留管理局横浜支局（横浜市金沢区鳥浜町）です。
申請全体の流れは、おおまかに「書類準備→在留資格認定証明書の交付申請→認定証明書の交付→ビザ発給→入国・就労開始」と進みます。
すでに日本にいる人材を特定技能へ切り替える場合は、在留資格の変更許可申請という形になります。
オンライン申請と窓口申請はどちらを選ぶ？
特定技能の申請には、横浜支局の窓口に持参する方法と、オンラインで電子申請する方法があります。
窓口申請は、対面で確認しながら進められる安心感がありますが、移動と待ち時間がかかります。
オンライン申請は、利用には事前の利用者登録が必要なものの、オフィスから提出でき、書類のやり取りを効率化できるのが利点です。
どちらを選んでも審査の基準は同じです。初めての申請で不安が大きい場合は、専門家のサポートを受けながら進めると、ミスを減らせます。継続的に複数人を受け入れていく予定なら、早い段階でオンライン申請に慣れておくと、その後の負担が軽くなります。
登録支援機関に委託する？自社支援との違い
ここまで読んで「やはり自社だけでは大変そう」と感じたなら、委託という選択肢があります。
特定技能1号の外国人材には、生活や就労を支える支援が義務づけられています。これを自社で担うのが自社支援、外部の専門機関に任せるのが登録支援機関（外国人の生活サポートを企業に代わって担う、国の認可を受けた機関）への委託です。
自社支援は、社内に支援体制と多言語対応の人員が必要になります。一方、登録支援機関に委託すれば、支援計画の作成から本人書類の段取り、入国後の生活サポートまで、専任担当を置かずに受け入れを始められるのが大きな利点です。
書類の不備や制度改正への対応も、実務に慣れた機関が伴走してくれます。初めての受け入れや、社内の人手が限られている企業ほど、委託のメリットは大きくなります。
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🔗登録支援機関とは〜特定技能制度における役割と選び方をわかりやすく解説〜
神奈川で特定技能の受け入れを進めるなら
初めての受け入れで、すべてを自社だけで完璧にこなす必要はありません。書類の準備や制度対応に不安があれば、登録支援機関に伴走してもらいながら一歩を踏み出すのが現実的です。
「自社の業種は対象になるのか」「うちの規模で受け入れられるのか」といった疑問だけでも、まずは話を聞いてみることから始められます。
弊社シングルユニティは、神奈川県に対応した外国人材紹介・登録支援機関です。外国人人材が定着するためのサポートを行っております。
下記のフォームよりお気軽にご相談ください。お待ちしております。
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