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特定技能外国人を採用したいけれど、何から始めればいいのか迷っていませんか？

特定技能外国人制度は2019年から受け入れが開始され、年々多くの企業がこの制度を活用しています。しかし、外国人労働者をスムーズに受け入れ、長期的に雇用するためには、様々なステップを踏むことが求められます。

さらに、企業から特定技能外国人へ適切なサポートを継続的に提供することも非常に重要です。 

そのようなときに役立つのが「登録支援機関」です。

そこで当記事では、登録支援機関の役割や、選ぶ際のポイントについて詳しくご紹介します。

登録支援機関とは？

登録支援機関とは、特定技能外国人の支援を行う機関として国から認可を受けた専門機関です。企業から委託を受け特定技能外国人労働者が安心して働けるように生活や職場でのサポートをします。

具体的には、企業が特定技能外国人を雇用する際、特定技能制度で定められている支援業務の一部または全てを登録支援機関に委託することができます。

これにより、企業は登録支援機関の専門的な知識や経験を活用し、法令に基づいて特定技能外国人のサポートや管理が可能です。

技能実習の監理団体と登録支援機関の違い

「特定技能制度」と似た制度に「技能実習制度」がありますが、両者は異なる制度であり、それぞれをサポートする機関も異なります。

技能実習制度では、外国人材の受け入れを支援する機関を「監理団体」と呼びます。一方、特定技能制度では、「登録支援機関」が同様の役割を担います。

主な違いは、以下の通りです。

このように技能実習制度の監理団体と特定技能制度の登録支援機関は目的や対象、期間、支援内容などが異なります。

技能実習制度は、日本で習得した技能を母国に帰った後に生かせるよう「人材育成や国際貢献」をすることを目的としています。特定技能制度は、一定の技能を持った外国人が働くことのできる制度で、日本国内の「人手不足を解消するための人材確保」が目的です。

特定技能制度においては、登録支援機関が外国人材の受け入れから就労、生活まで幅広いサポートを提供することで、企業が特定技能外国人材を雇用し、事業を継続していくための基盤を築く役割を担っています。

登録支援機関の義務・役割

特定技能外国人には、法的に定められた義務的な支援を行う必要があります。そのためにまず1号特定技能外国人支援計画書を作成し、出入国在留管理庁へ提出します。その後、この計画書に基づいて支援を進めていきます。

―義務的支援―

義務的支援とは下の図の様に、法定で定められた10項目の支援内容です。これらは、外国人材が日本での生活で直面する様々な課題を解決し、スムーズな生活のスタートを切るために役立ちます。

さらに、生活上の問題を抱える外国人材には適切なサポートを提供することで、安心して仕事に集中できる環境を整え、定着率の向上にもつながります。

（出入国在留管理庁HPより抜粋）

支援内容の一例として、事前ガイダンスでは約3時間、生活オリエンテーションでは約8時間の面談を実施する必要があります。外国人が内容を理解するための時間の目安が設定されており、これらの支援を通じて外国人材が地域に馴染み、日本で安心して生活し働ける環境を整えることが、登録支援機関の重要な役割です。

－任意的支援－

義務的支援に加えて実施されることが期待される支援です。義務的支援を円滑に進めるためにも、外国人の立場に寄り添った任意的支援が良好な関係構築のカギになります。

支援側が誠意を持って手を差し伸べることは重要な行動です。特定技能外国人が相談しやすい環境を整えることで、大きなトラブルを未然に防ぐことができます。

特定技能外国人が困難な状況に直面している時には積極的にサポートを提供し、安心して生活できる環境を整えることで、義務的支援の実施がさらに円滑になります。

登録支援機関になる要件

登録支援機関として活動するためには、出入国在留管理庁長官による登録が必要です。さらに支援責任者と支援担当者の配置が必須となり、これらの配置が適切であることも要件の一つです。

また、登記簿謄本や役員の住民票など会社の内容も厳格に審査されます。

あわせて以下の要件を満たす必要があります。

○支援責任者及び１名以上の支援担当者を選任していること
○以下のいずれかに該当すること
・登録支援機関になろうとする個人又は団体が，２年以内に中長期在留者（就労資格に限る。）の受入れ実績があること
・登録支援機関になろうとする個人又は団体が，２年以内に報酬を得る目的で，業として外国人に関する各種相談業 務に従事した経験を有すること
・選出された支援責任者及び支援担当者が，過去５年間に２年以上中長期在留者（就労資格に限る。）の生活相談業 務に従事した経験を有すること
・上記のほか，登録支援機関になろうとする個人又は団体が，これらと同程度に支援業務を適正に実施できると認められていること○外国人が十分理解できる言語で情報提供等の支援を実施することができる体制を有していること
○１年以内に責めに帰すべき事由により特定技能外国人又は技能実習生の行方不明者を発生させていないこと
○支援の費用を直接又は間接的に外国人本人に負担させないこと
○５年以内に出入国又は労働に関する法令に関し不正又は著しく不当な行為を行っていないこと
※出入国在留管理庁HPより抜粋

登録支援機関へ外国人の支援業務を委託するメリット

企業が支援業務を登録支援機関に委託することで、特定技能制度に沿ったサポートを専門の機関に任せることができます。これにより、企業自身が複雑な支援体制を構築する手間を省きつつ、安心して特定技能外国人を受け入れることが可能です。

支援の内製化は可能？

企業自身で支援体制を構築する支援の内製化も選択肢の一つです。ただし、支援の内製化には専門知識が必要となり、初めて外国人労働者を雇用する企業には乗り越えるべき課題があります。

具体的には、以下の様な課題が考えられます。

• 専門知識や経験を持つ人材の不足
• 日本語教育の体制構築
• 外国人材の生活サポート体制の構築
• 入管手続きや法令遵守に関する知識の不足
• 外国人材と企業間のコミュニケーション不足
• 多大な時間と労力

企業はそれぞれのメリットとデメリットを比較し、自社の状況に最適な方法を選択できますが、特定技能外国人の雇用に不慣れな場合や専門的なサポートが必要な場合は、登録支援機関への委託をおすすめします。

登録支援機関の選び方

支援体制

登録支援機関を選ぶ際には、支援体制が整っているか確認することがもっとも重要です。外国人労働者へのサポートが充実している機関は、定期的な面談や迅速な問題解決に対応できる体制が整っています。

具体的には、以下の様な点を確認しましょう。

• 日本語教育の体制
• 生活サポート体制
• 就労支援体制
• 法律相談体制
• 健康管理体制
• トラブル対応体制
• 緊急時の対応体制

また、支援は企業、外国人、そして登録支援機関との連携によって成り立ちます。そのため、気軽に相談できるような信頼関係を築ける機関や担当者を見極めることも重要なポイントとなります。

外国人の母国語対応が可能か

特に重要なのは、外国人労働者が話す「母国語に対応できる支援担当者がいるか」どうかです。トラブルが起きた時や病気になった時など緊急時は特に、細かいニュアンスまで伝えることが難しく言葉の壁が大きなストレスとなるため、母国語でのサポートが可能な機関を選ぶと、スムーズなコミュニケーションが期待できます。

具体的には、以下の様な点をチェックすると良いでしょう。

l  母国語に対応したスタッフがいる
l  母国語で作成された資料がある
l  母国語での相談窓口がある

費用面が適切か

登録支援機関に支払う費用も選定のポイントです。費用が高すぎると企業の負担になりますが、安すぎる場合は十分な支援を実施してくれるのか確認が必須です。義務的支援はもちろんのこと、任意的支援によって企業も外国人も包括的にサポートしてくれることが望ましく、適切な費用なのかを見極めることが必要です。

具体的には、以下の様な点をチェックすると良いでしょう。

• サービス内容と料金のバランス
• 追加費用が発生する可能性
• 料金体系の透明性

ニーズに合っている登録支援機関を選ぶことで、企業は費用を抑えながら、外国人材の受け入れに関する課題を解決することができます。

登録支援機関の所在地

登録支援機関の所在地が自社と近いかどうかも考慮しましょう。近くにある機関であれば、迅速な対応が期待できるため、緊急時にも安心です。

具体的には、以下の様な点をチェックすると良いでしょう。

l  企業の所在地に近い登録支援機関を選ぶ
l  訪問して相談できる登録支援機関を選ぶ
l  オンライン相談に対応している登録支援機関を選ぶ

また、企業の繁忙期や支援の内容によってはオンライン対応を希望される企業もあります。それぞれのニーズに合わせてくれる登録支援機関を選ぶことでスムーズな対応が実現できます。

ただし、外国人との定期面談はオンラインでなく、原則対面で行う必要がある点は注意が必要です。

登録支援機関を他の機関へ変更することは可能？

特定技能外国人の支援を委託している登録支援機関に不満がある場合、他の登録支援機関に変更することは可能です。支援内容が十分でないことの一例として、書類の管理方法についてまったく知らされず入管の監査があって初めて知ったという例もあります。

登録支援制度に沿った支援業務は多岐にわたるため、対応に問題があると感じた場合は、適切な機関へと変更を検討することで、より良いサポートを受けられる可能性があります。

まとめ

本記事では、特定技能制度における登録支援機関の役割と、登録支援機関の選び方について解説しました。

特定技能外国人の受け入れを検討している企業は、登録支援機関の活用を検討することで、外国人材の受け入れに関する課題を解決し、より事業に集中できることが期待できます。

登録支援機関を選ぶ際には、支援体制の充実度、外国人の母国語対応、費用対効果、企業との距離、実績と信頼性を考慮して、自社のニーズに合った登録支援機関を選びましょう。