人手が足りないのに、求人を出しても応募が集まらない。そんな悩みを抱える企業は年々増えています。
外国人材の採用が選択肢に浮かんでも、「特定技能ビザ」という言葉を前にして、つい足が止まってしまう企業もあるのではないでしょうか。手続きが複雑そうに見えるうえ、費用の見当もつかず、何から始めればいいのかが分からない。そう感じるのは自然なことです。
この記事では、特定技能ビザの仕組みから受け入れの流れ、必要書類、費用の考え方、外国人材に長く働いてもらうための工夫までを、初めての企業でも判断できるように順を追って整理しました。
ぜひ最後までご確認ください。
特定技能ビザとは？在留資格としての位置づけ
まず、特定技能ビザがそもそもどんな資格なのかを押さえておきましょう。
在留資格とは、外国人が日本で働いたり暮らしたりするための法的な資格のことです。特定技能はその一つで、人手不足が深刻な分野で、即戦力となる外国人材を受け入れるために設けられた在留資格です。
技術や知識を学びに来る資格ではなく、現場で働き、戦力として活躍してもらうことを前提にしている点が大きな特徴です。
特定技能1号と2号の違い
特定技能には1号と2号があります。
1号は、一定の技能と日本語能力を持つ人材を受け入れる区分です。在留できる期間に上限があり、家族の帯同にも制限があります。多くの企業がまず関わるのはこの1号です。
一方の2号は、在留期間の更新を重ねながら長く働き続けられる道や、家族の帯同が認められる道が開かれています。
ただし、2号の対象分野や条件は拡大・見直しが続いている領域です。自社の業種で2号まで視野に入れられるかは、最新情報の確認が必要です。
育成就労制度との違いと最新動向
技能実習に代わる新しい仕組みとして、「育成就労制度」（人材を育成しながら確保することを目的とした制度）の整備が進んでいます。特定技能へとつなぐ位置づけで設計が検討されている制度です。
この制度は変化の途上にあります。技能実習・育成就労・特定技能の関係をどう活かすかは、現時点の正確な制度内容を専門家とともに確認しながら判断するのが安全です。
受け入れできる業種と企業の要件
ここで多くの企業が最初に気にするのが、「そもそも自社は受け入れ対象なのか」という点でしょう。
対象となる特定産業分野
特定技能で受け入れができるのは、人手不足が認められた「特定産業分野」に限られます。介護、建設、外食、製造、農業など幅広い分野が対象とされてきましたが、対象分野は拡大が続いており、自社の業種が該当するかは最新情報の確認が必要です。
分野ごとに、業界団体で構成される協議会への加入が求められるなど、固有の条件が設けられている場合もあります。
該当するかどうかが曖昧なときは、専門家へ問い合わせて確認しましょう。
登録支援機関への委託か自社支援かの判断
特定技能の外国人を受け入れる企業には、生活や仕事の定着を支える支援を行う義務があります。具体的には、入国前の説明、住居の確保、行政手続きの同行、日本語学習の機会の提供といった内容を、計画にまとめて実施します。
この支援を自社で担うには、外国人対応ができる体制が必要です。そこで現実的な選択肢になるのが、登録支援機関（外国人の生活サポートを企業の代わりに担う、国の認可を受けた機関）への委託です。委託すれば、支援計画の作成から実際のサポートまで、まるごと任せられます。
特定技能ビザの受け入れは2つのルート
採用の入り口には、大きく分けて2つのルートがあります。どちらを選ぶかで、手続きの起点と準備する書類が変わります。
一つは、海外にいる人材を呼び寄せるルートです。試験などの要件を満たした人材について、日本側で在留資格の手続きを進め、来日してもらう流れになります。母集団は大きい一方、入国までに一定の期間を要します。
もう一つは、すでに日本に在留している人材を採用するルートです。留学生や技能実習を終えた人などが、在留資格を特定技能へ変更して働き始める形です。本人がすでに日本での生活に慣れているため、早期の就労開始や定着を期待しやすいのが利点です。
どちらが向いているかは、急ぎ度合いや求める人物像によって変わります。両方を視野に入れて検討すると、採用の幅が広がります。
特定技能ビザ受け入れのステップ
ここからは、実際の受け入れがどう進むのかを5つのステップで見ていきます。
ステップ1｜受け入れの準備
まずは自社の業種が対象分野に該当するか、受け入れ要件を満たしていることを確認します。
あわせて、任せたい業務内容や労働条件を整理しておきます。ここでの段取りが、後の手続きのスムーズさを左右します。
さらに、特定技能協議会（分野ごとに設けられた、受け入れ企業が加入を求められる組織）への加入手続きを進めます。
加入には時間がかかるケースがあるため、受け入れると決めたら早めに動くと安心です。
ステップ2｜人材の選考
人材紹介会社や送り出し機関を通じて候補者と出会うのが一般的です。海外現地で試験に合格した候補者、または国内にすでに在留している人材から、書類選考と面接を経て採用を決定します。
面接はオンラインで行うことが多く、複数回に分けて実施するケースもあります。候補者が必要な試験や日本語の要件を満たしているかも、この段階で確認します。
ステップ3｜雇用契約と支援計画の作成
採用したい人材が決まったら、雇用契約を結びます。このとき、報酬は日本人が同じ業務を行う場合と同等以上にすることが求められます。
あわせて、支援計画を作成します。この支援計画は、登録支援機関に委託することも可能です。
ステップ4｜在留資格を申請する
続いて、出入国在留管理庁への申請です。海外から呼び寄せる場合は在留資格認定証明書の交付申請、国内在留者の場合は在留資格変更の申請を行います。
雇用契約書、支援計画、企業や本人に関する各種書類を提出します。必要書類は分野や状況、制度改正によって変わるため、提出前に最新の様式と要件を確認することが大切です。
この点においても、専門家や登録支援機関のサポートを受けられます。
ステップ5｜就労開始後の届出
契約内容や支援の実施状況などについて、定期的・随時の届出が必要です。提出を怠ると今後の受け入れに影響することもあるため、誰が何をいつ届け出るかを、受け入れ前に決めておくと安心です。
受け入れにかかる費用
ここで費用の全体像を、初期と就労後に分けて整理します。
初期費用
人材紹介の手数料（30万〜50万円程度）、在留資格の申請にかかる費用、健康診断などの実費、海外からの呼び寄せであれば渡航にまつわる費用などが含まれます。
1人あたり初期費用の総額は50万〜80万円ほどが目安です。
就労後に必要な費用
日本人と同様に、給与・社会保険料・住宅手当などがかかります。支援を登録支援機関に委託する場合は、毎月の委託費（1人あたり月2万〜3万5,000円が相場）が発生します。加えて、在留資格の更新にともなう費用なども必要です。
特定技能外国人が定着するために
「採用してもすぐ辞めてしまうのでは」という不安は、定着の工夫である程度解消できます。鍵になるのは、仕事以外の生活面でのサポートと、日々のコミュニケーションです。
住まいや行政手続き、体調の相談など、本人が一人で抱え込みやすい場面に寄り添う体制があると、安心して働き続けてもらえます。
加えて、この先どんなキャリアを描けるかという見通しを示すことも効果的です。技能を高めれば長く働ける道があると分かれば、本人の意欲も変わります。
こうした定着支援は、結果的に再採用のコストを抑えることにもつながります。支援を登録支援機関に委託している場合は、定着面でも相談しながら進められます。
特定技能ビザの受け入れ方法に迷ったら専門家に相談
ここまで、特定技能ビザの受け入れについて解説してきました。
とはいえ、自社の業種が対象に入るのか、どのルートが合うのか、書類は何を揃えればいいのかは、ケースによって変わります。制度も改正が続く領域です。
最初からすべてを自社だけで抱える必要はありません。登録支援機関や専門家と一緒に進めれば、手続きの負担も判断の迷いも大きく減らせます。
弊社シングルユニティは、特定技能外国人の人材紹介と登録支援機関として外国人のサポートと、両方の対応が可能です。
まずは話を聞いてみるところから始めてみませんか？ぜひ、お気軽にお問い合わせください。
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